Klachten en meldingen
Klachten moeten met grote zorgvuldigheid behandeld worden. Dit heeft een aantal redenen. Eén daarvan is dat de indiener daar conform de bestaande wet- en regelgeving recht op heeft. Bovendien vormen klachten en meldingen een waardevolle bron van informatie voor uw organisatie. Deze kunt u gebruiken om uw dienstverlening en de organisatie daaromheen nóg efficiënter in te richten. Daarnaast draagt een zorgvuldige klachtafhandeling bij aan het positieve imago van uw organisatie.
Eigenschappen
- Tijdens de hele procedure wordt de doorlooptijd bewaakt om termijnoverschrijding te voorkomen
- Wanneer termijnoverschrijding dreigt zal automatisch een bericht naar de indiener uitgaan waarin de redenen van overschrijding worden vermeld
- Klachten worden automatisch opgenomen in het klachtensysteem: automatische dossiervorming conform geldende procedure
- Na registratie en beoordeling wordt automatisch een ontvangstbevestiging gegenereerd voor de indiener
- Alle stukken gerelateerd aan de behandeling van een klacht worden gedurende het behandelproces aan elke behandelaar aangereikt in de vorm van een zaakdossier
Voordelen
- Tijdens de hele procedure wordt de doorlooptijd bewaakt, waardoor termijnenoverschrijding voorkomen wordt
- Geen handmatige invoer in het klachtensysteem noodzakelijk
- Elke behandelaar heeft alle relevante informatie op het juiste moment direct onder handbereik
- Efficiencywinst door betere interne organisatie en externe dienstverlening
- Eventuele imagoverbetering