Ziekenhuizen zijn grote en complexe organisaties met tal van secundaire processen. Deze zijn essentieel voor een goed verloop van de primaire processen. Steeds meer ziekenhuizen beseffen dat automatisering van ondersteunende administraties resulteert in meer efficiency en minder kosten, tijd en ergernis. Steeds meer ziekenhuizen zetten de stap naar digitaal werken. Zo ook het Erasmus MC.
Het hoogste bestuursorgaan van het Erasmus MC, de Raad van Bestuur, werkt digitaal met CORSA. Zo worden documenten met betrekking tot begrotingen, personeelsbeleid en andere beleidsstukken digitaal gearchiveerd. “Wanneer de post en andere documenten binnenkomen op de afdeling DIV wordt op deze afdeling bepaald voor welk collegelid het stuk bedoeld is. Vervolgens wordt het gescand en op de juiste digitale locatie gearchiveerd”, legt Willem Broekhuis, afdelingshoofd Documentaire Informatievoorziening (DIV) en verantwoordelijk voor het archief van de Raad van Bestuur, uit. Hierdoor hebben de leden van de Raad van Bestuur altijd en overal toegang tot belangrijke documenten. “Een ander voordeel van digitaal archiveren is dat het risico op het kwijtraken van stukken uitgesloten wordt. Bovendien weten we zeker dat alleen de juiste personen toegang hebben tot de soms vertrouwelijke informatie. Naast de Raad van Bestuur en hun secretaressen is alleen de DIV-afdeling geautoriseerd om met de stukken te werken,” vertelt Broekhuis.
Hoewel alle stukken van de Raad van Bestuur van het Erasmus MC digitaal gearchiveerd worden, maken een aantal leden van de Raad van Bestuur daarnaast ook nog gebruik van fysieke stukken. “We zitten momenteel in een transitiefase tussen fysiek en digitaal. Sommige leden van de Raad van Bestuur houden nog vast aan de vertrouwde papieren documenten. Een groot nadeel hiervan is dat de stukken ook fysiek verspreid moeten worden”, zegt Broekhuis. “Dit kost veel tijd en moeite. Het voordeel van automatiseren is juist dat fysieke verspreiding overbodig wordt.” De stap naar digitaal werken wordt volgens Broekhuis echter steeds kleiner. De leden van de Raad van Bestuur hebben al iPads waarop alle documenten geraadpleegd kunnen worden. “Zo wordt het voor hen heel gemakkelijk om tijd- en locatieonafhankelijk te werken en behoren zoektochten naar de juiste documenten tot het verleden.” Met de nieuwste ontwikkeling van BCT is het mogelijk om alle bestuurlijke stukken via een App te raadplegen.
Wilt u meer weten over dit project, neem dan contact op met BCT.
